Politique de confidentialité

L’AIA Canada a élaboré des politiques et des procédures afin de nous conformer à la législation antipourriel du Canada, et nous nous engageons à respecter les besoins de nos membres et partenaires stratégiques en matière d’information.

Les membres peuvent recevoir des demandes de notre part requérant votre consentement pour continuer à vous envoyer des informations par voie électronique.

Si vous ne recevez pas actuellement d’informations électroniques de notre part et que vous souhaitez le faire, veuillez envoyer un courriel à Adhésion et programmes.

Politique de protection des renseignements personnels de l’Association des industries de l’automobile du Canada (AIA)

L’AIA Canada est l’association commerciale nationale représentant l’industrie du marché secondaire de l’automobile du Canada. L’AIA Canada représente les fabricants, les ateliers de remise à neuf, les agents de fabrication, les distributeurs d’entrepôts, les distributeurs nationaux, les groupes d’achat, les grossistes, les ateliers d’usinage, les détaillants et, par l’intermédiaire de ses conseils, les intérêts des ateliers de réparation de carrosserie et des points de service et de réparation automobiles.

Le mandat de l’AIA Canada est de promouvoir, de former et de représenter les membres dans tous les domaines qui ont une incidence sur la croissance et la prospérité de l’industrie. Pour s’acquitter de ce mandat, l’AIA Canada recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels de personnes telles que nos membres, administrateurs, fiduciaires, bénévoles, partenaires commerciaux, inscrits à des cours de formation (également appelés « clients ») et d’autres parties prenantes. L’AIA Canada s’engage à respecter la vie privée de toutes les personnes qui nous confient leurs renseignements personnels.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels garantit que l’AIA Canada se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Définitions

a) Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont définis comme tout renseignement, enregistré ou non, qui concerne une personne identifiable. Cela peut comprendre des renseignements objectifs (par exemple l’adresse du domicile d’un membre ou le numéro de carte de crédit d’une personne) ou subjectifs (par exemple les préférences de voyage d’un bénévole). Les renseignements anonymes ou agrégés ne sont pas considérés comme des renseignements personnels et ne sont pas visés par la présente politique.

b) Divulgation
Une divulgation se produit lorsque l’AIA Canada met des renseignements personnels à la disposition d’autres personnes à l’extérieur de l’AIA Canada.

c) Transfert

Un transfert se produit lorsque l’AIA Canada communique des renseignements personnels à un tiers afin qu’il puisse fournir un service à l’AIA Canada. Lorsque l’AIA Canada transfère des renseignements personnels à ses fournisseurs de services, elle demeure responsable de la protection de ces renseignements. Soyez assurés que l’AIA Canada inclut une clause de protection de la vie privée dans ses contrats avec ses fournisseurs afin de garantir qu’ils offriront le même niveau de protection de la vie privée que l’AIA Canada s’engage à fournir.

La collecte de renseignements personnels

L’AIA Canada recueille et conserve différents types de renseignements personnels, notamment :

• des renseignements d’identification tels que le nom, l’adresse du domicile, le téléphone, l’adresse de courriel personnelle;
• le numéro d’assurance sociale (dans des circonstances très limitées);
• la situation académique actuelle et les antécédents scolaires;
• les informations financières telles que les numéros de carte de crédit;
• la préférence linguistique;
• des opinions et des suggestions;
• les préférences en matière de voyage;
• les adhésions organisationnelles;
• les antécédents en matière d’éducation ou de formation; et
• les allergies alimentaires, la taille des chemises, les exigences particulières en matière de voyage.

Objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation

L’AIA Canada identifiera les raisons de la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment de celle-ci et limitera sa collecte de renseignements personnels aux seuls renseignements nécessaires à la réalisation des objectifs identifiés.

En règle générale, l’AIA Canada peut recueillir, générer, utiliser ou divulguer des renseignements personnels aux fins suivantes :

• le traitement des demandes d’adhésion;
• la perception des cotisations des membres;
• le traitement de l’inscription à des événements, conférences et séminaires;
• la création, le traitement et le maintien des demandes d’inscription des étudiants aux cours de formation;
• l’attribution de bourses;
• l’envoi postal d’abonnements à diverses publications;
• le traitement des demandes d’accès par les membres au site internet de l’AIA Canada;
• le traitement des contrats de commandites;
• la réponse aux demandes de renseignements;
• la création de répertoires ou de listes d’envoi, qui sont mis à la disposition d’autres membres et d’autres organisations réputées associées à l’AIA Canada;
• l’octroi du pouvoir de signer des documents aux bénévoles de l’AIA Canada qui ont besoin d’accéder aux fonds ou aux comptes bancaires de l’AIA Canada;
• la réalisation de recherches et d’études sur l’industrie;
• la promotion de produits et services de l’AIA Canada;
• l’envoi de bulletins d’information par courriel;
• la publication de répertoires pour des foires commerciales et d’autres événements d’affaires;
• la protection des systèmes informatiques de l’AIA Canada;
• le respect des exigences gouvernementales en matière de rapports; et
• le respect des exigences juridiques ou réglementaires.

L’utilisation des renseignements personnels

L’AIA Canada n’utilisera les renseignements personnels qu’aux fins énumérées ci-dessus. Si l’AIA Canada identifie de nouvelles fins pour les renseignements, elle obtiendra le consentement de la personne avant de les utiliser à ces nouvelles fins.

L’AIA Canada ne vend, ni n’échange, ni ne troque les renseignements personnels de ses membres, de ses clients ou de toute autre personne dont elle peut détenir les renseignements personnels.

Les circonstances dans lesquelles l’AIA Canada peut utiliser des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement d’une personne comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• Lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles lorsqu’il s’agit d’enquêter sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère et que les renseignements sont utilisés pour cette enquête;
• Lorsqu’il y a une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
• Lorsque l’utilisation est clairement dans l’intérêt de la personne et que le consentement n’est pas disponible en temps opportun;
• Si la connaissance et le consentement compromettaient la disponibilité ou l’exactitude de l’information et de la collecte étaient nécessaires pour enquêter sur une violation d’une entente ou une contravention à une loi fédérale ou provinciale;
• Les autres circonstances reconnues par la LPRPDE permettant l’utilisation sans consentement.

L’utilisation des renseignements personnels

L’AIA Canada n’utilisera les renseignements personnels qu’elle a recueillis au sujet de personnes qu’aux fins énumérées ci-dessus. Si l’AIA Canada identifie de nouvelles fins pour ces renseignements personnels, elle en avisera d’abord la personne et demandera son consentement avant de les utiliser à cette nouvelle fin.

L’AIA Canada ne vend pas, n’échange pas et ne fait pas le troc de renseignements personnels concernant ses membres, ses clients ou toute autre personne dont elle peut détenir les renseignements personnels.

Les circonstances dans lesquelles l’AIA Canada peut utiliser des renseignements personnels à l’insu d’une personne ou sans son consentement comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d’une enquête sur la violation d’une loi fédérale, provinciale ou étrangère et que les renseignements seront utilisés dans le cadre de ladite enquête;
• dans le cas d’une urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne;
• lorsque leur utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne et que son consentement ne peut être obtenu en temps opportun;
• lorsque la connaissance et le consentement compromettraient la disponibilité ou l’exactitude des renseignements et que la collecte était nécessaire dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou d’une loi fédérale ou provinciale;
• tout autre cas où l’utilisation sans consentement est permise en vertu de la LPRPDE.

La divulgation des renseignements personnels

L’AIA Canada ne divulguera les renseignements personnels qu’elle a recueillis à propos de ses membres qu’en vertu des fins énumérées ci-dessus.

Si l’AIA Canada entend divulguer des renseignements personnels à une nouvelle fin, elle en avisera d’abord la personne et demandera son consentement.

Les circonstances dans lesquelles l’AIA Canada peut communiquer des renseignements personnels à l’insu d’une personne ou sans son consentement comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• lorsqu’ils sont divulgués à un avocat représentant l’AIA Canada;
• lorsqu’ils sont divulgués pour percevoir une dette payable à l’AIA Canada par la personne;
• lorsqu’ils sont divulgués en vertu des exigences d’une loi ou en conformité avec une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme ayant la compétence légale requise pour le faire;
• toutes autres circonstances où la communication sans consentement est permise en vertu de la LPRPDE.

Le consentement

L’AIA Canada obtiendra toujours le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels. Ce consentement peut être exprès, par exemple lorsqu’une personne demande expressément à être ajoutée à une liste de diffusion pour une publication de l’AIA Canada, ou le consentement peut être implicite, par exemple lorsqu’une personne demande à devenir membre de l’AIA Canada. Par ce geste, ce nouveau membre consent à la collecte de renseignements personnels par l’AIA Canada aux fins décrites dans la présente politique.

Toute personne peut, en tout temps, retirer son consentement spécifique concernant un renseignement personnel particulier, mais l’AIA Canada se réserve le droit de retirer un service si ce renseignement est essentiel, nécessaire ou est requis en vertu de la loi dans la prestation de ses services. Ces conséquences doivent être expliquées à la personne concernée pour s’assurer qu’elle comprend les implications du retrait d’un consentement.

Conservation des renseignements personnels

L’AIA Canada ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire pour accomplir lesdites fins ou tel que requis par toutes les lois applicables qui régissent ses activités. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour atteindre les fins identifiées ou pour se conformer aux exigences légales en matière de conservation, ils seront détruits ou rendus anonymes.

Si une personne retire son consentement à l’AIA Canada quant à l’utilisation de ses renseignements personnels, l’AIA Canada sera tenue de conserver suffisamment de données afin de continuer à répondre à cette demande.

Exactitude des renseignements

L’AIA Canada fait tout en son pouvoir pour s’assurer que tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle sont aussi exacts, à jour et complets que nécessaire aux fins pour lesquelles l’AIA Canada les utilise. Les membres, les clients et les autres personnes sont encouragés à communiquer avec l’AIA Canada en temps opportun pour toute modification apportée à leurs renseignements personnels. Avec le consentement de la personne concernée, l’AIA Canada transmettra également toute correction ou modification des renseignements personnels aux tiers concernés auxquels les données originales ont été divulguées, le cas échéant.

L’AIA Canada se réserve le droit de ne pas modifier les renseignements personnels qui, à son avis, sont exacts, mais elle y annexera tout texte alternatif que la personne concernée jugera approprié.

Mesures de sécurité

L’AIA Canada protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. L’AIA Canada protégera les renseignements personnels, peu importe le format dans lequel ils sont conservés. L’AIA Canada utilisera des mesures de sécurité appropriées pour fournir le niveau de protection nécessaire, notamment :

• des mesures physiques (classeurs verrouillés, restriction de l’accès aux bureaux, systèmes d’alarme);
• des outils technologiques (mots de passe, chiffrement, pare-feu); et
• des contrôles organisationnels (limitation de l’accès sur la base du « besoin de savoir », formation du personnel, procédés de déchiquetage et politiques de confidentialité).

L’AIA Canada tiendra compte des facteurs suivants dans le choix des mesures de sécurité appropriées :

• le degré de sensibilité des renseignements;
• la quantité de renseignements;
• l’envergure de la distribution;
• le format dans lequel les renseignements sont conservés (électronique, papier, etc.);
• les méthodes d’entreposage.

Dans le cadre de ces précautions et afin que l’AIA Canada puisse mener ses activités, l’AIA Canada limite l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés, entrepreneurs et autres (soit les personnes ou les organisations fournissant des services à l’AIA Canada), qui, selon l’AIA Canada, ont besoin de connaître ces renseignements.

Accès et mise à jour des renseignements personnels

Sous réserve de certaines exceptions, les personnes ont le droit d’accéder aux renseignements personnels que l’AIA Canada détient, où qu’ils soient stockés. Elles ont également le droit de savoir si leurs renseignements personnels ont été divulgués à des tiers et, le cas échéant, lesquels. L’AIA Canada veillera à ce que les renseignements demandés soient compréhensibles et expliquera tous les acronymes, abréviations ou codes.

L’AIA Canada dispose de trente jours pour répondre à une demande de renseignements personnels. Elle a le droit de refuser une demande d’accès dans certaines circonstances. Ces circonstances comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• les renseignements qui sont protégés par le secret professionnel liant un avocat à son client;
• les renseignements qui révéleraient les renseignements personnels d’une autre personne;
• les renseignements personnels qui ont été recueillis dans le cadre d’une enquête ou d’une poursuite judiciaire en cours;
• lorsque le fait de donner accès à des renseignements personnels en particulier pourrait mettre en jeu la vie ou la sécurité d’une personne;
• lorsque le fait de donner accès à des renseignements personnels pourrait vraisemblablement menacer la sécurité ou la santé physique ou mentale d’une autre personne.

Une preuve d’identité acceptable peut être exigée avant que l’accès aux renseignements personnels ne soit accordé.

L’AIA Canada a le droit de facturer des frais raisonnables lorsqu’une personne demande des copies de ses renseignements personnels.

Si l’AIA Canada refuse l’accès, les raisons de la non-divulgation seront transmises à la personne ayant fait la demande. L’AIA Canada ne répondra pas aux demandes d’accès répétitives ou vexatoires.

Transparence

Cette politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Les politiques de confidentialité révisées seront affichées sur le site internet de l’AIA Canada et sont également disponibles en communiquant avec le directeur de la protection des renseignements personnels.

Lorsqu’elles visitent les sites internet de l’AIA Canada, les personnes sont encouragées à vérifier la date de la politique de protection des renseignements personnels et à examiner tout changement apporté depuis la dernière version qu’elles pourraient avoir lue.

Responsabilisation et réponse aux préoccupations

Le chef de la protection des renseignements personnels (« CPRP ») de l’AIA Canada est Brendan Mullen, directeur principal, marketing numérique et communications. Le CPRP relève du président et s’est vu déléguer la responsabilité d’assurer la conformité à la LPRPDE et à la présente politique de protection des renseignements personnels. Le CPRP peut, à l’occasion, déléguer des responsabilités particulières à d’autres personnes au sein de l’AIA Canada afin de mettre en œuvre la présente politique.

Dans l’éventualité où quelqu’un aurait des questions sur (a) l’accès aux renseignements personnels; b) la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation de renseignements personnels par l’AIA Canada; ou (c) la présente politique, cette personne doit communiquer avec le CPRP à l’adresse suivante :

Association des industries de l’automobile du Canada
180, rue Elgin, bureau 1400
Ottawa (Ontario) K2P 2K3
Courriel : info@aiacanada.com
Sans frais : (800) 808-2920

Si le CPRP n’est pas en mesure de résoudre le problème, quiconque peut communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse www.priv.gc.ca ou à :

112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Tél. : 613-995-8210
Sans frais : 1 800 282-1376
Télécopieur : 613-947-6851